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特集：シティーホテル・リゾートホテルの研修利用

いわゆるシティーホテルとは、ただ宿泊するだけの機能に留まらず、数名から何千名まで収容可能な会議室や宴会場があり、豊かな時間を過ごさせてくれる飲食施設やスポーツ施設を備え、手間を掛けた料理や演出などでお客をもてなす総合的なホテルです。人が多く集まりやすい場所に立地してこその機能ですから、大都市の比較的中心部に多くあります。

一方、リゾートホテルは、豊かな大自然とのびのびとした環境の中で、時間に追われ、人とのやりとりに追われて疲れ消耗した身と心を休ませてくれるのが一番の役割ですから、美しい景色に恵まれた観光地や、温泉が湧き出るような場所に位置しています。

軽井沢浅間プリンスホテルの前に広がる雄大な浅間山の山容

これまで、宿泊をともなう研修会場としては、専門的な研修施設のほか、中規模の会議室を持つビジネスホテルが主に利用されてきました。シティーホテルの利用は、接待を兼ねた営業色の濃い会議やセミナーであったり、全社的なセレモニーやキックオフミーティングであったりすることが多く、ましてやリゾートでの会議・研修は、慰安旅行を兼ねたものや、会議のあとのゴルフなどとあわせて、接客・接待をおこなうものが主でした。

ここ１、２年の経済の好況を反映してか、こうしたシティーホテルやリゾートホテルを利用した研修・セミナーが増えてきています。その目的は、接待でも慰安でもなく、人事育成部や人材開発部がおこなう社員のための研修です。確かに、自社の保養所をすでに手放してしまった大手企業や、もともと研修施設を持っていない外資系企業にとって、増え続ける社員の研修会場の確保は頭の痛い問題で、とてもこれまでの既存の施設では規模の上で収容しきれず、十分な広さの会議室と、受け入れ可能なベッド数を確保できるホテルに目が向くのは当然の流れと言えます。

これを受けて、ホテル業界でも、積極的な受け入れをおこなうところが目立ってきました。今年の３月２３日付けの日経新聞夕刊に、「新人研修特需」と題し、大幅に増えた新卒採用の会場として、都内や郊外、観光地のホテルが利用されたという記事が掲載されました。

たとえば、成田エクセルホテル東急は、これまで大きな会議室は地下１階の432平米のところしかなかったのですが、最上階１１階のレストランを３分割可能な219平米の大会議室に改装し、１泊３食メイン会場費付きで、シングル料金15,500円（ツイン料金14,000円、いずれも税金・サービス料込み）の長期セミナー用パッケージ料金で提供し始め、すでに来年の予約もいっぱいの盛況だそうです。また、同様に客室を研修室に改装した苗場プリンスホテルが、６００名１０連泊の今春の新入社員研修を受注したことも書かれています。

需要と供給の関係で、観光シーズンの閑散期や、比較的余裕のある平日を利用し、よりリーズナブルな価格でこうしたシティーホテルやリゾートホテルの利用が可能になることは、会場確保に悩む研修担当者にとって非常にありがたい話です。しかしながら、今のホテルの機能やサービスが、ただそのままでよい研修会場になるわけではありません。ホテルの持つ良さが、研修利用には不向きな面も出てまいります。たとえば、コース料理主体のホテルの食事は、時間の限られた研修受講者には有難くないサービスになってしまいます。

右手に建つのがザ・プリンスさくらタワー

ここからは、ホテルを研修会場として利用する場合のポイントを箇条書きしながら、場所を提供するホテルにとっても、また利用する研修担当者にとっても、よりよい解決につながるような提案をまとめていきたいと思います。

全体会場
ホテルの大宴会場は、天井高もあり、また照明の調節もやりやすく、プロジェクターを使って大きなスクリーンに映し出しながらの説明には最適です。ただ、クロス掛けを前提とした折り畳み机と、やや重いイス、及び窓がない会場が多いことも納得いただくしかありません。

Ｔの字の島形式にし、グループをいくつも作って行う場合には、机やイスが動かしづらいとか、会場が狭くなってしまうという問題があります。こんなときは、円卓を利用することで、島と島の間が動きやすくなり、またグループ討議での集中力も増す効果も期待できます。

また、ホテルの宴会場の定員表示は、180cmの長さの机であれば3人掛けを基準にして出されるのが一般的ですのでご注意ください。

軽井沢プリンスホテルの大宴会場　長野1/3
540平米、シアター550席

軽井沢プリンスホテル
にれの木ホール（やまぼうし）90平方m

分科会場
グループごとに分かれておこなう場合、大宴会場の控室として隣接する小部屋がうまく使える場合が少なくありません。また小会議室が比較的同じフロアに集まっていたりする場合もあります。

また、夜通し利用したりする場合には、スイートルームを借りて利用することで、結果的に安上がりになることもあります。

バンガローのあるリゾートホテルでは、宿泊を兼ねたグループ会場としての利用も効果的で、経費節減になります。

軽井沢プリンスホテルのバンガロー内　テーブルを囲んで分科会が可能

朝食
グループごとに分かれておこなう場合、大宴会場の控室として隣接する小部屋がうまく使える場合が少なくありません。また小会議室が比較的同じフロアに集まっていたりする場合もあります。

ホテル利用の楽しみは、おいしい料理に舌鼓を打てることでしょう。和洋のバイキング形式やセットメニューにしろ、ふだん以上にしっかりと朝ごはんを召し上がってもらい、一日のエネルギーを補給していただきます。

昼食
プログラムの都合でなかなか時間通りに食事とはならず、会場までの移動にかける時間がもったいないということで、お弁当の用意を希望される企業も少なくありませんが、気分転換を兼ねて、レストラン会場を利用いただくのもよいかと思います。メニューについては、事前に必ず相談をおこない、飽きのこない昼食を楽しんでいただけるようにしていただきたいものです。

夕食、懇親会
ホテルでないと味わえない手の込んだ宴会料理を楽しんでいただくには、ぜひ懇親会の設定をいただくのがよいかと思います。また、通常の夕食メニューにしても、宴会場の個室などを夕食会場として用意することが多く、お酒を加えてよりリラックスした懇親の場にすることも比較的簡単にできます。

ホテルならでは夕食の特徴を生かしていただきたいと思います。

グランドプリンス新高輪のランチブッフェ

コーヒーサービス・キオスクサービス
お茶と冷水は無料サービスとなるのがほとんどですが、コーヒーや紅茶をポットサービスとして提供してくれるホテルも増えてきました。

コーヒーや紅茶に留まらず、さまざまなハーブティーや、多種多様なジュース類、さらにはチョコやキャンディーのみならず、クッキーなどのお菓子も加えたキオスクサービスを出すところあります。ありがたいのは、いつでも好きなだけ飲めることです。足りなくなれば追加をしてもらえます。この五月から始まったグランドプリンスホテル高輪のミーティングパッケージには、このキオスクサービスが込みになっており、コーヒー代の経費をくよくよしないで済むようになり、担当者からとても感謝いただきました。

コーヒー、紅茶などのキオスクサービス　アイスもホットもあり

ＢＢＱなど
屋外でＢＢＱを楽しむのは、どこの場所でも可能というわけにはいきませんが、火を囲んで焼けるにおいを楽しみながらの食事は、何ものにも代えがたいものです。屋外のアクティビティーのひとつとして、検討いただくのもよいかと思います。

シングル、ツイン、相部屋
禁煙ルーム
シングルでの宿泊利用の希望は、都心のホテルであれば比較的対応しやすいかもしれませんが、リゾートホテルとなると、もともとが家族やペアでの利用を想定して作ってある以上、客室数に制限があります。異なった環境で、交流をはかることも意義のあることでもありますので、時と場合に応じて使い分けていただければと思います。

たとえば軽井沢プリンスホテルのバンガローには、バスルームがそれぞれ備わったツインルームが４室で１軒の設計のものもあり、使い方の工夫次第では、シングル４室にすることも可能です

シティーホテルの多くは、禁煙フロアを設け、限定室数ではありますが禁煙ルームが備わっていることが多くなりました。ご参加者の希望を早めにつかみ、早めに依頼を入れていただくと安心です。

プロジェクター・スクリーン、マイク設備
ホワイトボード、フリップチャート
プロジェクターを常備して貸出をおこなうシティーホテルは、少しずつですが増えてきました。それでも、業者が機材を用意する場合は、セットアップ時に業者が付き、またスペアを常に用意するということで、６，７万円のコストがかかることを覚悟しなければなりません。

ホワイトボードやフリップチャートも、１、２台ならともかく、グループ数を用意するとなると、手持ちの機材には限りがあり、外部レンタルによる調達をおこなわなければならないことが少なくありません。

また、模造紙やチャート用紙の掲示にあたっては、壁への貼り出しが禁じられているのが普通です。ホワイトボードがない場合は、間仕切りのパテーションの流用など、あらかじめ確認をしておくのがよいかと思います。

さくらタワーのコンファレンスフロアのレイアウト例

パテーションを区切って、メイン会場と分科会場の用意が可能

貸出文具備品セット、コピー、プリンター、FAXサービス
のりやはさみ、ホチキスや穴あけパンチなどを、求めに応じてすぐに貸し出す用意のあるところは、まだまだ多くありません。専用のビジネスコーナーのあるホテルでも、時間が１８時で閉まってしまい、せっかくのコピーサービスが利用できなかったということもあります。料金も含めて、少しずつ改善されてきてはいますが、さらなる利用者へのサービス努力をホテル側にリクエストし続けていきたいと思います。

インターネット、携帯電話受信エリア
シティーホテルのインターネット環境は、格段に進み、たいていのホテルはLANケーブルを差し込めば接続できるようになりました。しかしながら、リゾートホテルの通信環境はなかなか整備がはかどっていないのが現状です。会議室内への回線工事は、ＮＴＴや業者の対応に少なくとも２週間はかかりますので、あらかじめ確認をされることをお勧めします。

リゾートホテルでは、立地上携帯電話エリアに制限があることが少なくありません。携帯が使えない場合の連絡方法の確認を事前にされることで、問題の発生を少なくできますので、あらかじめ確認されることをお勧めします。

駐車場、スポーツ施設、野外活動施設
ホテルに備わっている施設については、営業時間や料金の確認をおこない、ご参加者への事前案内差し上げると非常に喜ばれます。また、団体利用の場合は、事前に入念な調査をされるほか、会場の予約や悪天候時のキャンセルの規定など、想定されうるあらゆる場合について、事前に確認いただくのがよいかと思います。

参考までに、KAIセミナーサポートセンターの提携施設の中から、今回のテーマに沿ったおすすめのホテルについて、研修・セミナープランの料金をご案内します。